Entrevista com Mauricio Antonio Ferreira, diretor do Cenadem
De acordo com o diretor do Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação (Cenadem), por R$ 500 é possível que uma pessoa organize, de forma digital, todos os seus documentos, fotos e vídeos.
Já pensou quanto espaço seria economizado se toda aquela pilha de documentos que você tem em casa ou no escritório fosse transformada em arquivos digitais? E a praticidade na hora de procurar os dados? Basta apenas digitar o que deseja no computador.
Essa praticidade está cada vez mais próxima do usuário comum com a evolução dos sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que ainda são mais usados nas empresas.
De acordo com o diretor do Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação (Cenadem), Mauricio Antonio Ferreira, por R$ 500 é possível que uma pessoa organize, de forma digital, todos os seus documentos, fotos e vídeos.
Em entrevista para o Conexão.AG, Ferreira também fala um pouco sobre certificação digital, portabilidade de documentos e as tendências do GED para o futuro.
O assunto é tema do seminário "Gestão Eletrônica de Documentos: Tendências e Aplicações", que acontece no final deste mês, em Vitória.
O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?
É uma tecnologia que permite digitalizar, gerenciar e controlar documentos, de forma digital, sem perda de dados provocada pelo tempo e acúmulo de papel.
Quais os benefícios?
Podemos citar benefícios como redução de espaço em arquivos, disponibilização instantânea dos documentos, redução de multas por não localização de documentos, agilidade no atendimento aos clientes e na tomada de decisões. Um dos grandes motivadores é a área fiscal.
Que vantagens tem o GED sobre o papel?
A vantagem principal do GED é a agilidade na localização dos documentos. Em seguida, a preservação de dados, com possibilidade de backup. Não devemos pensar no GED como substituição do papel, mas como um complemento.
Como está o uso no Brasil?
O GED é utilizado em praticamente todas as áreas. Em ordem de volume podemos citar governo, área financeira, serviços e indústria. Encontramos desde aplicações em pequenas empresas, como farmácias e escritórios de advocacia, até grandes aplicações na indústria farmacêutica e em tribunais.
Uma das vantagens do documento eletrônico é poder acessar os documentos em qualquer lugar. Fale sobre isso.
Os sistemas de GED podem ser utilizados em qualquer dispositivo de consulta. Uma das grandes aplicações, por exemplo, é no processo de aprovação de pagamentos. O aprovador recebe a notificação no seu PDA e pode ver a imagem da nota fiscal, checar seu valor e aprovar. Dentro de um fluxo de revisão de engenharia, as tecnologias também permitem visualizar um desenho de CAD em um PDA, dar zoom nos detalhes e até aprová-lo.
Qual a importância da certificação digital?
Através da certificação digital, podemos criar um documento no mundo digital, assiná-lo eletronicamente e ele já tem valor legal, sem a necessidade de impressão e autenticação da assinatura no cartório. Aplicações dessa natureza já são comuns em organizações governamentais e privadas. O novo modelo que está sendo aplicado nos tribunais, onde o advogado submete o processo em arquivo com extensão PDF, assinado com seu certificado digital já é realidade. Essa aplicação vai reduzir em muito a papelada e agilizar o trâmite dos processos. No site www.suap-digital.com.br há mais informações sobre o tema.
Além do campo corporativo, onde mais é possível utilizar a GED? Qual o custo?
O GED pode ser utilizado até para uso doméstico. No último ano, durante a InfoImagem, a empresa DPI3 apresentou um produto de GED que permite a digitalização e importação de documentos, fotos e vídeos, sua indexação e consulta ao preço de R$ 500. Essa redução de custos, com certeza, vai incentivar o uso de GED em casa ou em pequenas empresas.
Vá lá!
Gestão Eletrônica de Documentos: Tendências e Aplicações
Quando: 25 e 26 de junho
Onde: Auditório da Faesa, na Avenida Vitória, em Vitória
Horário: 9h às 17h30
Inscrições: www.aarqes.org.br, (27) 3223-4537 ou ged2009es@gmail.com
Fonte: Gazeta Online
