Certificação digital é fundamental na utilização do SPED
Nos últimos anos, a economia brasileira tem mostrado claros sinais de amadurecimento. Parte dessa evolução é reflexo do cenário tributário e fiscal, que vem procurando incorporar soluções e ferramentas que proporcionem maior agilidade e precisão na comunicação com os contribuintes. Em especial na área tributária, estamos tendo o início de uma era regida pela necessidade de ferramentas e sistemas que agilizem a dinâmica dos profissionais envolvidos nos processos, como contadores, advogados e, claro, os empresários.
Nesse sentido, um passo primordial foi a criação do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital. Dividido em Escrituração Contábil Digital (Sped Contábil), Escrituração Fiscal Digital (Sped Fiscal) e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o SPED é uma iniciativa integrada das administrações tributárias federal, estadual e municipal que consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias transmitidas pelas empresas. Na prática, os contribuintes deixarão de repassar informações aos fiscos em papel e adotarão os arquivos digitais on line.
Para que uma mudança de caráter estrutural como essa fosse factível, a tecnologia de certificação digital exerceu um papel fundamental. É ela que proporciona autenticidade, sigilo, validade jurídica e confiabilidade em todo e qualquer processo de troca de documentos realizado eletronicamente. A cada comunicação com a Secretaria da Fazenda, é realizada uma verificação da validade e conteúdo do certificado com rápida resposta.
Um diferencial, em especial, às empresas, é o ganho na agilidade dos processos dentro de organizações provocada pela economia no tráfego de informações e no arquivamento de documentos.
Em vigor desde o dia 15 de setembro de 2006, e sendo estendida gradualmente a um número cada vez maior de nichos de mercado, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o subprojeto do SPED mais adiantado e também aquele cujos números atestam de maneira salutar o impacto da certificação digital na desburocratização e desmaterialização de processos. Estima-se que no ano passado, 70 milhões de notas eletrônicas tenham sido emitidas, movimentando um total de R$ 1,5 trilhão. Esse número deve, pelo menos, dobrar em 2009.
Um dos principais benefícios que já vem sendo atingido é a dispensa de custos com a emissão e armazenamento de documentos em papel, sem contar o impacto ambiental. A redução de custos administrativos, bem como o aperfeiçoamento do combate à sonegação são resultados imediatos da adoção da NF-e.
Nunca é demais lembrar que possuímos cerca de 80 tributos e mais de 5 mil leis para regulá-los, que sofrem uma inacreditável média de três alterações a cada duas horas, segundo reportagem recentemente publicada na Revista Exame. Num cenário desses, é mais do que esperado que a maioria das empresas cometa algum erro no recolhimento dos impostos ou na hora de prestar as inúmeras informações exigidas pelos vários órgãos arrecadadores com que têm de lidar.
O IOB realizou um estudo simulando uma auditoria fiscal sobre as operações realizadas em 2007 por 223 empresas e descobriu que quase todas cometeram algum erro no relacionamento com os órgãos arrecadadores. Os lapsos de procedimento explicam parte considerável das autuações federais. Pelo menos um erro, cometido por 94% das empresas analisadas, nada tem a ver com tentativa de sonegação: as empresas simplesmente deixaram de utilizar créditos de ICMS a que tinham direito — ou seja, pagaram ao Fisco mais do que deveriam. Qualquer engano desse tipo será detectado pelo SPED.
Enfim, não há outra tecnologia existente que pudesse permitir, com toda a segurança necessária, um avanço tão significativo em termos de gestão de processos. Tal diagnóstico também já é bastante perceptível no mercado corporativo, a partir da customização de soluções que proporcionam desde a criação de redes privadas virtuais até a administração de um workflow de documentos assinados digitalmente.
Como pioneira e líder do mercado de certificação digital no país, a Certisign vê grandes oportunidades para a disseminação da tecnologia este ano no país. Ao passo que surjam novas aplicações e, obviamente, benefícios, como os que relatei acima, não há outro caminho a seguir.
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