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Contador e o controle da validade dos Certificados dos clientes

15/06/15 14:07:38
Inúmeros são os benefícios da Certificação Digital. Por meio dela, é possível se identificar no comércio eletrônico, realizar operações bancárias, assinar contratos, consultar declarações entregues ao fisco, entre outros serviços. Tudo isso de forma virtual, mas com a identificação clara e segura do autor da mensagem ou transação.
 
Mas, como todo documento, o Certificado Digital também tem prazo de validade. Por isso, é imprescindível que as pessoas físicas e jurídicas, bem como seus contadores, fiquem de olho para que o tempo de uso não expire e cause muitos transtornos.
 
Na maioria das empresas, quem gerencia e administra o uso do Certificado Digital é o Contador. No escritório Orcose Contabilidade, por exemplo, um dos mais tradicionais de São Paulo, eles utilizam um sistema interno para controlar as datas de vencimento dos Certificados dos clientes. Sempre que está próximo do prazo de renovação, comunicamos ao cliente, afirma Fernando de Brito Abrantes, controlador da Orcose.
 
Já no escritório DOC CIN Consultoria Integral de Negócios, prestes a completar 50 anos de atuação, a data de vencimento dos Certificados Digitais é controlada por meio de uma planilha em Excel: Nós possuímos controle tanto do vencimento dos Certificados, quanto das procurações, e ficamos atentos principalmente a estas, porque sem as procurações não podemos atuar em nome da empresa. Em relação ao Certificado Digital, orientamos nossos clientes a acompanhar o prazo de validade e efetuar a renovação com, pelo menos, um mês de antecedência, explica o diretor Domingos Orestes Chiomento.
 
A Sevilha Contabilidade, especializada em terceirização e finanças, apoia seus clientes na obtenção do primeiro Certificado Digital e orienta-os quanto às boas práticas de uso, guarda e renovação. Mesmo os clientes recebendo os avisos das Autoridades Certificadoras sobre a expiração diretamente em seus e-mails, nós reforçamos esse controle por meio de uma planilha para auxiliá-los e lembrá-los, se necessário, garante o CEO da Sevilha Contabilidade.
 
Como renovar o Certificado
 
A primeira renovação pode ser feita on-line, desde que o Certificado Digital a ser renovado não esteja vencido. O processo completo inclui: solicitação, confirmação de dados, pagamento e emissão do Certificado. Todas essas etapas são eletrônicas e devem ser realizadas dentro do prazo de validade do Certificado que está sendo renovado.
 
Já o processo da segunda renovação inclui: solicitação, pagamento, agendamento e realização da validação presencial, que é a etapa de apresentação da documentação obrigatória em dos Pontos de Atendimento (gratuita) ou onde o cliente desejar (há custo adicional), e emissão.
 
Os clientes da Certisign podem solicitar a renovação no site www.renoveseucertificado.com.br, assim como obter mais informações sobre todo o processo.
 
Ficou com dúvidas?
 
Caso necessite de uma ajuda na hora de orientar seus clientes sobre a renovação do Certificado Digital, consulte o nosso Guia de Renovação: como orientar os clientes. Clique aqui e baixe gratuitamente.

Fonte: Certisign