Telefônica

"2,3 milhões de folhas de papéis deixarão de ser consumidas em um ano".

Mario Cesar de Mattos Milone
Diretor de TI

TelefônicaTelefônica inicia 2011 comemorando bons resultados no processo de certificação digital adotado por algumas áreas da empresa e que será consolidado ao longo do ano. A tecnologia consiste em substituir processos manuais e documentos físicos por arquivos eletrônicos assinados digitalmente e arquivados em rede. Com isso, a operadora espera reduzir em 2,3 milhões o consumo de folhas de papéis ao longo deste ano, com economia de R$ 460 mil.

A implantação vem sendo feita em parceria com a Certisign, maior empresa brasileira em tecnologia com foco exclusivo nas soluções que utilizam certificação digital. A primeira área da Telefônica a adotar o sistema da certificação digital foi a gerência de inteligência de redes, responsável pela fiscalização dos serviços de rede externa.

A Certificação Digital atesta a identidade de uma pessoa ou empresa na internet. Trata-se de uma tecnologia reconhecida por Lei que atribui um nível maior de segurança nas transações eletrônicas, permitindo a autenticação, a garantia jurídica e a confiabilidade dos documentos e dados enviados e recebidos eletronicamente.

Fim da impressão de três vias

Desde agosto de 2010 as equipes da Telefônica e de suas empresas parceiras, responsáveis pela fiscalização e execução de serviços como instalação e reparo de linhas fixas e Speedy, deixaram de imprimir as três vias dos documentos, antes assinados manualmente. Em seu lugar, utilizam agora tokens, dispositivos semelhantes a um pen drive, que contém chaves eletrônicas e informações criptografadas da identidade de seu portador, permitindo a assinatura digital com a mesma equivalência jurídica.

Em uma das etapas do processo, em que são colhidas as amostras dos serviços em campo e inseridas no Sistema de Workflow, os funcionários contam com o suporte de smartphones. Por meio de um acordo comercial com a fabricante HTC, foram comprados 50 devices, para auxiliar os técnicos da empresa de fiscalização de rede nas transações eletrônicas de dados.

Redução drástica do período de seleção de amostras

Com a automatização do processo de fiscalização de redes, que vai da coleta de informações na rua à distribuição de dados para os técnicos, foi reduzido não apenas o consumo de papel, mas também o tempo de trabalho e margem de erro, além de melhorias no processo de gestão. Os ganhos são em toda a cadeia. Em um dos processos, antes um profissional gastava em média 220 horas por mês para selecionar amostras e distribuir aos responsáveis. Hoje, realiza o mesmo trabalho em apenas 4 horas.

A Certisign considera que a parceria com a Telefônica deixa claro que as soluções disponíveis para o mercado corporativo são voltadas a atender qualquer empresa, que poderá, revendo seus processos, ganhar tempo, reduzir custo, ter responsabilidade ambiental e se beneficiar do uso desta tecnologia. Existe também a vantagem de os ganhos de produtividade serem aproveitados para investimentos em atividades mais ligadas ao foco de atuação da empresa.

Gradualmente, a tecnologia também está chegando às áreas que fiscalizam as chamadas de atendentes nos call centers e que executam a gestão e aprovação de obras em campo. A estimativa é que todas essas frentes sejam automatizadas até a metade de 2011.

Além disso, 2,3 milhões de folhas de papéis deixarão de ser consumidas em um ano, fato que também vai promover a qualidade de vida profissional. A expectativa é reduzir, em um ano, R$ 460 mil nos gastos com materiais de escritório, logística, armazenamento e recursos de gestão - isso se forem contabilizados apenas os custos da Telefônica ¿ e não os de terceiros. Vale ressaltar que a solução contratada é de baixo custo e escalável, podendo ser utilizada em qualquer processo que necessite tramitar e assinar documentos, necessitando apenas de aquisição adicional de tokens.