Agência Nacional de Águas

"Do recebimento do documento à assinatura, todo o processo se tornou mais rápido. Um documento urgente pode chegar às mãos do tomador de decisão em minutos, o que antes levava horas ou dias" Andréia de Castro Costa Xavier, Coordenadora do Centro de Documentação da Agência Nacional de Águas – ANA.

DESAFIOS

a) Customização e estabilização do sistema.

b) Digitalização e migração de dados (legado).

c) Adaptação dos servidores para trabalhar somente com os documentos digitais.

SOLUÇÃO

A Agência Nacional de Águas (ANA) utiliza no Programa Papel Zero a Certificação Digital Certisign para viabilizar a produção e a tramitaçãode documentos digitais; a substituição da assinatura manuscrita pela digital e a desmaterialização de processos.

"O Certificado Digital Certisign é utilizado para assinar todos os documentos produzidos pela ANA, tais como ofícios, pareceres técnicos etc - exceto os assinados conjuntamente com outras instituições. Todos os servidores, incluindo diretores, utilizam a tecnologia, o que possibilita o seguimento de processos mesmo à distânciajá que o sistema da ANA pode ser acessado fora das instalações, e o Certificado Digital acompanha essa mobilidade e garante a validade jurídica dos atos realizados por meio dele. Já tivemos uma situação em que um documento urgente foi assinado por um dirigente enquanto ele aguardava o embarque em um aeroporto", comenta Andréia de Castro Costa Xavier, Coordenadora do Centro de Documentação da Agência Nacional de Águas – ANA.

Além do Certificado Digital, no início do projeto, a ANA também utilizou o Carimbo do Tempo Certisign. "O Carimbo do Tempo adiciona a data e a hora legal brasileira na assinatura digital em documento eletrônico,  o que garante a temporalidade, a veracidade das informações e que não houve adulteração nos dados no intervalo de tempo até uma nova consulta ao conteúdo do material".

RESULTADOS

Eficiência operacional: a tramitação de documento se tornou mais ágil. "Do recebimento do documento à assinatura, todo o processo se tornou mais rápido. Um documento urgente pode chegaràs mãos do tomador de decisão em minutos, o que antes levava horas ou dias".

Redução de custos: todos os serviços intermediários, como o de transporte e o de mensageiros, foram abolidos com o uso do sistema totalmente digital. Andréia completa: "Também diminuímos em 50% os investimentos na locação de impressoras, passando de 130, em 2014, para 65, em 2015".

Sustentabilidade: nos quatro primeiros meses do Projeto Papel Zero, o consumo de papel diminuiu38%, em relação ao ano de 2014. "A sustentabilidade, assim como a eficiência e a eficácia na prestação de serviços à sociedade é fundamental para a ANA. E o papel demanda muita água em seu processo produtivo".

Os bons resultados não param por aí. Até o dia 10 de agosto de 2015, foram produzidos cerca de 46.376 documentos digitais e 1.186 processos sem nenhum consumo de papel. "Deixamos de usar, aproximadamente, 1.186 capas plásticas e de papelão, bem comobailarinas para formação de processos. Agora, tudo é digital".

Serviços digitais aos cidadãos: o e-protocolo implantado pela Resolução nº 500, de 11 de maio de 2015, possibilita ao cidadão encaminhar os documentos de modo totalmente digital. "Além de ser mais econômico, ouso do e-protocolo dispensa a apresentação posterior de documentos originais, cópias autenticadas ou segundas vias, ressalvada a hipótese de arguição de falsidade do documento eletrônico".

Sobre o Programa Papel Zero

O Programa Papel Zero começou com o intuito de dar seguimento ao trabalho de gestão documental iniciado na ANA em 2002. Na época, a gestão de documentos era híbrida e contemplava a circulação e controle de documentos físicose digitais. Em 2015, a ANA inovou, mais uma vez, a gestão de documentos, abolindo a produção e a circulação de documento em papel. Atualmente, os documentos recebidos no Protocolo são digitalizados e tramitados, apenas, digitalmente. Já os documentos produzidos nascem totalmente eletrônicos e são assinados digitalmente. E todos os processos de 2015 são nato-digitais e não possuem versão em papel.

PRODUTOS CONTRATADOS

Certificados Digitais Certisign e-CPF.

SOBRE A AGÊNCIA NACIONAL DE ÁGUAS

A Agência Nacional de Águas (ANA) foi criada em 2000com o objetivo coordenar a gestão compartilhada e integrada dos recursos hídricos, além de regular o acesso a água. Tem como valores o compromisso, a transparência, a excelência técnica, a proatividade e o espírito público para promover o uso sustentável dos recursos hídricos em benefício das atuais e futuras gerações.

SITE: www.ana.gov.br

CIDADE/ESTADO: Brasília/DF