PUC Minas
DESAFIOS
• Eliminar a tramitação manual entre os responsáveis pelo processo de assinatura de contratos de estágio obrigatório.
• Erradicar os atrasos, erros e extravios decorrentes à complexidade do fluxo manual.
• Reduzir o volume de impressão.
• Adicionar segurança ao processo.
• Facilitar o acesso às informações.
• Melhorar a experiência dos envolvidos no fluxo de assinatura.
SOLUÇÃO
A Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais (PUC-MG) migrou o processo físico de assinatura de contratos de estágio obrigatório para o digital por meio de uma parceria com a Certisign, que desenvolveu o Portal de Assinaturas PUC-MG, no qual esses e outros documentos podem ser assinados digitalmente por meio do Certificado ICP-Brasil com agilidade, validade jurídica e sem caneta e papel.
RESULTADOS
Agilidade nos processos: “Antes, um contrato de estágio obrigatório demorava de 2 a 3 meses para ser formalizado. Agora, todas as etapas são concluídas em até um mês”, explica Henrique de Abreu Demolinari, assessor de processos da Sociedade Mineira de Cultura (SMC), mantenedora da PUC Minas e de outras Instituições de ensino.
Segurança e autenticidade: ao adotar a tecnologia, a PUC-MG adicionou segurança na tramitação e a garantia da autenticidade, já que a assinatura é feita por meio do Certificado Digital ICP-Brasil e os processos eletrônicos são rastreáveis, evitando assim a possibilidade de fraude e o extravio de documentos.
“A complexidade da coleta das assinaturas dos alunos e das concedentes dos estágios era alta, o que prejudicava o fluxo e ocasionava, em alguns casos, extravios. Com o Portal de Assinaturas e a Certificação Digital, eliminamos esses problemas”.
Redução de custos: com a migração dos trâmites para o meio digital, a PUC-MG estima reduzir em 70% os custos com impressão. Segundo Demolinari, a redução de documentos impressos está alinhada às metas de sustentabilidade propostas pela PUC Minas para o triênio 2016/2019.
Sustentabilidade: a cada semestre são assinados cerca de 8.500 contratos de estágio obrigatório, que representam cerca de 25.500 folhas de papel, já que cada documento contém, em média, 3 vias. “Com a tecnologia da Certisign, todas essas folhas serão poupadas, porque o contrato nasce digital, bem como é assinado, enviado e armazenado”.
Os processos digitais na PUC-MG devem aumentar, já que a instituição está se adequando às determinações do Ministério da Educação (MEC) para emitir, também, diplomas e históricos escolar no formato digital.
PRODUTOS CONTRATADOS
Desenvolvimento do Portal de Assinaturas PUC-MG e Certificados Digitais e-CPF mobileID.
Para a escolha do tipo do Certificado, foi levada em conta a acessibilidade, pois foi necessária uma distribuição em massa da solução aos alunos, que puderam instalá-lo em seus smartphones, ou tablets, com praticidade.
A Certisign oferece ao mercado corporativo a customização do Portal de Assinaturas Certisign, uma solução para a assinatura de documentos no meio eletrônico totalmente integrável, por meio de Web Services, e com sistemas de gestão de negócios, como CRM, ERP, ECM, GED, entre outros.
Personalizável, permite criar as próprias regras para as assinaturas; assim todas as etapas podem ser acompanhadas e o próprio sistema notifica os envolvidos no fluxo criado.
Com apenas alguns cliques, arquivos são assinados com validade jurídica, sem a necessidade de impressão, manuseio, armazenamento e deslocamentos para a entrega do documento.
www.portaldeassinaturas.com.br
SOBRE A PUC-MG
Tendo como missão o desenvolvimento humano e social de alunos, professores, funcionários e comunidades, a PUC Minas, fundada em 1958, tem buscado contribuir para a formação ética e solidária de profissionais competentes, humana e cientificamente, mediante a produção e disseminação de conhecimento, arte e cultura. Oferece 119 cursos, incluindo os de graduação presencial, a distância e superior de tecnologia; 509 de pós-graduação lato sensu; e 29 de pós-graduação stricto sensu.
SITE: www.pucminas.com.br.
ESTADO: Minas Gerais.